Как выбрать ПО для учета оргтехники: лучшие сервисы и их ключевые преимущества

Существует множество решений для учета оргтехники на предприятии. Каждое программное обеспечение имеет свои уникальные функции для автоматизации процессов инвентаризации и управления активами. В этой статье рассмотрим конкретные примеры программ, которые помогают в учете оргтехники, а также дадим рекомендации по выбору подходящего инструмента.

Топ программ учета оргтехники

Мы составили и проранжировали список из популярных программ учета оргтехники. Вот, что у нас получилось:

1. 10-Страйк: Инвентаризация Компьютеров

Российская программа для учета компьютеров и оргтехники в локальных сетях, входит в реестр ПО.

Ключевые функции:

Автоматическое сканирование сети для обнаружения компьютеров и сбора данных о комплектующих и ПО.

Возможность ввода информации вручную о технике на складе.

Создание отчетов по установленным программам и лицензиям.

Преимущества: эффективное управление активами, поддержка многопользовательского режима и интеграция с Active Directory для упрощения инвентаризации. Помогает оперативно обнаруживать случаи подмены или пропажи оборудования. Подходит для организаций с разнородной IT-инфраструктурой, поскольку совместима с Windows и Linux. 

Недостатки: 

Пользователи упоминают следующие неудобства программы:

• Для сбора информации без установки дополнительных компонентов требуются права администратора на компьютерах сети.
• Для эффективной работы программы требуется стабильное сетевое соединение между компьютерами.

2. Hardware Inspector

Программный комплекс для автоматизированного учета компьютеров, оргтехники и программного обеспечения.

Ключевые функции:

• Инвентаризация компьютеров и оргтехники.
• Учет заявок от пользователей и формирование отчетности.
• Поддержка клиент-серверной архитектуры, что позволяет работать с базой данных из любой точки мира.

Преимущества: высокая скорость работы, интуитивно понятный интерфейс и возможность автоматизации работы IT-отдела.

Недостатки: 

На форуме “Инфостарт” были выделены следующие минусы:

• «клиентскому модулю нужен поддерживающий UTF-8, иначе вместо русского — кракозябры».
• «нет учета заправок и восстановлений картриджей».
• «финансовая информация не совсем понятна».
• «материалы не списываются навсегда, а как бы передаются в эксплуатацию»

3. IT Invent

Программа для учета компьютеров и офисной техники, включая принтеры и расходные материалы.

Ключевые функции:

• Централизованный учет состояния IT-оборудования.
• Сетевое сканирование для автоматического сбора данных о подключенных устройствах.
• Возможность ведения учета мебели и других инвентарных единиц.

Преимущества: удобный интерфейс для быстрого доступа к информации о состоянии техники, возможность планирования закупок и обслуживания.

Недостатки: ограниченный выбор форматов баз данных (только MS Access и MS SQL Server).

4. DataMobile

Решение для учета оргтехники, предназначенное для аутсорсинговых компаний.

Ключевые функции:

• Мобильное приложение для выездных мастеров, позволяющее фиксировать выполненные работы и неисправности техники.
• Интеграция с «1С:ERP» для управления учетными данными.
• Возможность создания заявок на дополнительные работы и фиксации состояния техники.

Преимущества: ускоряет обработку заявок и улучшает качество технического обслуживания.

Недостатки: пользователи сетуют на долгое ожидание ответа техподдержки.

5. EqMan

Программа для учета компьютеров и оргтехники с бесплатным пробным периодом.

Ключевые функции:

• Фиксация каждой единицы оргтехники и расходных материалов.
• Ведение базы физического оборудования и ПО с отметками о техобслуживании.

Преимущества: помогает избежать краж и несанкционированных списаний за счет четкой фиксации активов.

Недостатки: кастомизация данных в таблице списка материальных ценностей и отладка ролей для пользователей находятся в разработке и пока недоступны.

Как сделать правильный выбор ПО для учета оргтехники?

Для выбора подходящего программного обеспечения для учета оргтехники и инвентаризации в организациях важно учитывать специфику и потребности вашей компании. Ниже дадим несколько рекомендаций по выбору программ на основе различных типов организаций:

Малые и средние предприятия

Рекомендация: 10-Страйк: Инвентаризация Компьютеров. Причины – доступность ПО, широкий набор функций, гибкие подходы в сканировании корпоративной сети компьютеров.

Крупные организации с множеством филиалов

• Рекомендация №1: 10-Страйк: Инвентаризация Компьютеров Pro. Причина — многопользовательский режим.
• Рекомендация №2: Hardware Inspector. Причина – хороший инструментарий для управления жизненным циклом IT-активов.

ИТ-компании и системные интеграторы

• Рекомендация №1: 10-Страйк: Инвентаризация Компьютеров. Причина – автоматизированный сбор данных, возможность вести учет нескольких организаций в одной системе.
• Рекомендация №2: Hardware Inspector. Причина — детальный учет программного обеспечения и лицензий, интеграция с другими системами.
• Рекомендация №3: EqMan. Причина — эффективный учет офисного оборудования и быстрый процесс инвентаризации.

Образовательные учреждения

• Рекомендация №1: IT Invent. Причина — поддержка множества типов оборудования.
• Рекомендация №2: Data Mobile. Эффективное управление ресурсами, быстрое реагирование на запросы пользователей и учет учебного оборудования.
• Рекомендация №3: 10-Страйк: Инвентаризация Компьютеров. Автоматическое сканирование сети выявляет изменения, включая установку нелицензионного ПО, что помогает соблюдать лицензионные требования и повышает безопасность.

Строительные компании

• Рекомендация №1: EqMan. Подходит для учета и маркировки строительного инструмента и оборудования, отслеживание перемещения ТМЦ между локациями и сотрудниками.
• Рекомендация №2: 10-Страйк: Инвентаризация Компьютеров. Автоматизированный учет оборудования на объектах. Удаленный опрос ПК позволяет быстро получать информацию о состоянии техники и предотвращать потери, что повышает эффективность работы и снижает затраты.

Сервисные компании

• Рекомендация №1: Data Mobile. Мобильный учет активов, возможность фиксировать выполненные работы на месте.
• Рекомендация №2: 10-Страйк: Инвентаризация Компьютеров. Оперативный учет компьютеров и оргтехники. Программа автоматически обновляет данные, выявляя изменения в ПО и аппаратном обеспечении, что помогает предотвращать проблемы и контролировать соблюдение лицензионных соглашений.

Производственные предприятия

• Рекомендация №1: Hardware Inspector. Отслеживание оборудования и инструментов для обеспечения бесперебойной работы производственных процессов.
• Рекомендация №2: 10-Страйк: Инвентаризация Компьютеров. Автоматизированное сканирование сети позволяет быстро отслеживать состояние оборудования и выявлять изменения в конфигурациях. Это помогает предотвращать простои из-за неисправностей.

Заключение

Выбор программного обеспечения для учета оргтехники и инвентаризации должен основываться на специфике вашей организации, ее размерах и потребностях. Для малых и средних предприятий подойдет более простое и доступное решение, тогда как крупные организации могут извлечь выгоду из расширенных функций управления активами и многопользовательского доступа. Важно также учитывать возможность интеграции с существующими системами, такими как Active Directory, чтобы упростить процессы учета и управления.

Среди всех вышеперечисленных программ “10-Страйк: Инвентаризация Компьютеров” выделяется как надежный и доступный инструмент для учета и управления оргтехникой. Возможности автоматизации, многопользовательский доступ и интеграция с существующими системами делают его отличным выбором для оптимизации процессов инвентаризации и повышения эффективности работы компаний разных размеров и из разных индустрий.